Jos van Kranen
In een uit meerdere leden bestaand Bestuur worden de verschillende werkzaamheden verdeeld onder de personen met hun specifieke activiteiten. Bij afwezigheid wegens vakantie of ziekte, worden dan de lopende zaken van elkaar overgenomen/waargenomen.
Meestal leidt dat dan tot haastig intern heen en weer bellen en e-mailen, niet zelden leidend tot het zoek raken of vergeten raken van taken.
Aan de andere kant is het Bestuur het aanspreekpunt voor de leden, voor de beheerder en voor andere dienstverleners van de VvE. Van ziekte of andere redenen van afwezigheid zijn zeker de externe partijen, niet of pas (te) laat, op de hoogte. Urgente zaken lopen zo ongewenste vertraging op. Soms met schadelijke gevolgen…
Hoe maakt e-mail het Bestuur bereikbaar en daadkrachtig?
Met het aanmaken van een e-mailadres bij een gratis online e-maildienst, zoals bijvoorbeeld Google’s Gmail, kunt u de genoemde problemen voorkomen. Dan moeten wel alle bestuursleden toegang hebben tot de account. Omdat de e-mails niet op de verschillende lokale pc’s worden opgeslagen (met het gevaar van verlies bij een computercrash!) maar op de beveiligde servers van Google, kan iedereen het correspondentie archief raadplegen, ook toekomstige bestuursleden.
Door met (kleur)labels te werken kan eenvoudig kenbaar worden gemaakt welke e-mails nog aandacht behoeven en van wie.
Kies een vanzelfsprekende en unieke naam als: naam.vve@gmail.com of bestuur.vve@gmail.com.
Denk er wel aan dat er bij bestuurswijzigingen een nieuw wachtwoord wordt gekozen die alleen bekend is bij de feitelijke bestuursleden!
Bijkomend voordeel e-mail!
Met een e-mailadres van Gmail komt ook de gratis 5 Gb online opslagdienst Drive. Hierin kun je de belangrijke documenten van de VvE centraal opslaan. Denk dan aan de splitsingsakte, het modelreglement, de verzekeringspolissen en de vergadernotulen. Volgens de laatste geruchten is Google van plan om de ruimte van de e-maildienst (momenteel plm. 10 Gb) en Drive te gaan samenvoegen. Hierdoor ontstaat er per account dus ruimte voor 15 Gb aan data, inclusief de e-mailberichten.
Ik ben niet bekend met andere diensten maar diensten als Hotmail (Outlook) en Yahoo bieden waarschijnlijk vergelijkbare mogelijkheden.
Nog andere suggesties? Ik verneem ze graag..!
