Jos van Kranen
De tijd is weer aangebroken dat de Algemene Ledenvergadering voor de VvE wordt gepland. De Vergadering van Eigenaren, het hoogste orgaan binnen de vereniging van eigenaren, neemt alle beslissingen, tenzij de wet of de statuten de beslissingsbevoegdheid aan een ander orgaan (bijv. het Bestuur of de Voorzitter) heeft opgedragen.
Wettelijk (art. 2: 10, 48 BW) dient de vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar te worden gehouden. Voor sommige VvE’s is er een aanduiding in de statuten dat de alv eerder moet plaatsvinden.
Agendapunten
Op de alv worden minimaal de volgende standaard agendapunten behandeld:
- vaststellen van de notulen van de vorige vergadering;
- vaststellen van het jaarverslag (balans en exploitatie) van het afgelopen boekjaar;
- vaststellen van de begroting van het lopende boekjaar;
- vaststellen van de maandelijkse bijdragen;
- besluiten voor het uitvoeren van (groot) onderhoud.
Vergadering plannen
De penningmeester (of de administratief beheerder) wordt vaak in januari al gevraagd waneer de vergadering plaats zal vinden. Een al te enthousiast geplande datum moet niet zelden om verschillende redenen worden uitgesteld. Zo zijn er vaak in februari of zelfs in maart nog boekingen te verwerken die op het afgelopen boekjaar betrekking hebben en vervolgens dient de kascommissie haar controle nog uit te voeren. De voorbereidingen op de vergadering, rekening houdend met onder andere de uitschrijftermijn, passen dan niet meer in de oorspronkelijke planning.
Ik raad dan ook aan om pas een datum te plannen zodra de kascommissie haar werk heeft voltooid en de concept begroting en het onderhoudsplan gereed is.
Hebt u suggesties voor het bespoedigen van de planning? Reageer hieronder…
