Mag de Vergadering Uitsluitend Beslissen over Geagendeerde Onderwerpen?

De reglementen bepalen dat voorafgaand aan de vergadering een “oproeping ter vergadering” moet worden gedaan en dat die oproeping, oftewel uitnodiging, de punten van de agenda bevat en de plaats en tijdstip van de vergadering. Afhankelijk van het modelreglement is de termijn van de oproeping tussen de 8 en 21 dagen (de dag van de oproeping én van de vergadering daarin niet meegerekend).

Besluit over niet-geagendeerd onderwerp

Stel, je ontvangt een uitnodiging met agenda met daarop een vergaderdatum en -tijdstip waarop je al een afspraak hebt staan in je agenda (leuk uitje met vrienden). De agenda toont de gebruikelijke onderwerpen en je weet uit ervaring dat die ieder jaar gewoon hamerstukken zijn. De keus tussen het leuke uitje en de jaarlijkse vergadering van eigenaren is dan snel gemaakt en je laat de vergadering deze keer aan je voorbij gaan en vraagt de buurman om namens jou als gevolmachtigde op te treden.

Als dan achteraf uit de notulen blijkt dat er ook besloten is over een niet geagendeerd onderwerp dan kan ik mij voorstellen dat je je misleid voelt. Als het onderwerp wel op de vooraf toegezonden agenda had gestaan had je aan de vergadering van eigenaren misschien wél voorrang gegeven boven het uitje. Zeker als het besluit ook nog eens financiële gevolgen heeft.

Vernietigbaar besluit

Wanneer een lid achteraf, bijvoorbeeld via de notulen, geconfronteerd wordt met besluiten over niet-geagendeerde onderwerpen, dan kan dat lid de kantonrechter vragen om vernietiging van dat besluit omdat dat besluit in strijd met het reglement tot stand is gekomen.

Maar…

Zoals voor de meeste vragen geldt dat die met “Ja” of “Nee” beantwoord kan worden, kan dat ook met de vraag aan de kantonrechter gebeuren. Oftewel, de kantonrechter kan het besluit vernietigen, of niet…

Waar moet het verzoek aan de kantonrechter voldoen?

Om de kantonrechter het genomen besluit te laten vernietigen moet:

1. de verzoeker aantonen dat hij een zogenaamd materieel belang heeft bij de vernietiging van het besluit;
2. de verzoeker aannemelijk maken dat, wanneer het besluit niet in strijd met het reglement tot stand was gekomen, er geen dan wel een andersluidend besluit zou zijn genomen.

Een niet vooraf geagendeerd besluit, dat bijvoorbeeld met 75% van het aantal uit te brengen stemmen aangenomen is, zou waarschijnlijk ook zijn genomen als het wél vooraf geagendeerd was. In zo’n geval zal de kantonrechter vermoedelijk oordelen dat de verzoeker onvoldoende belang heeft. Er is in dat geval wel sprake van strijd met het reglement maar het besluit zou direct nogmaals worden genomen.

Conclusie:

Er mogen alleen besluiten worden genomen over de geagendeerde onderwerpen.

Echter, als tóch over een niet-geagendeerd onderwerp wordt besloten en niemand vraagt de kantonrechter om dat besluit te vernietigen (binnen 1 maand na de dag waarop van het besluit kennis is genomen of heeft kunnen nemen), dan is dat besluit alsnog tot stand gekomen.

Ik raad iedere bestuurder aan om besluitvorming over niet geagendeerde onderwerpen te vermijden en ik raad de leden aan om de vergadering bij te wonen!